La comunicación interna como herramienta ideal para el teletrabajo

La comunicación interna es necesaria en cualquier organización. Sin embargo, se vuelve imprescindible en aquellas que adoptan el teletrabajo  como esquema laboral. Al respecto, conviene destacar que, en el último año, el teletrabajo y las otras formas de trabajo a distancia crecieron vertiginosamente en el mundo, entre otros motivos, impulsados por la pandemia de la Covid-19. En España, los estudios indican que estas modalidades tuvieron un aumento superior al 200% en el año 2020 (RRHHpress, 2020).

El crecimiento acelerado del teletrabajo motivó a que los mecanismos de comunicación interna en las organizaciones cambiaran rápidamente.  Algunos de estos cambios estaban planificados, pero la gran mayoría no. En este sentido, muchas empresas y teletrabajadores aún se preguntan: ¿es posible mejorar la comunicación interna que tienen actualmente en el trabajo remoto?

Si quieres descubrir cómo manejar eficientemente la comunicación interna en el teletrabajo, te invitamos a seguir leyendo. Aquí te decimos como hacerlo.

¿Qué es la comunicación interna y por qué es tan trascendental para las organizaciones?

La comunicación interna es el mecanismo a través del cual las organizaciones intercambian, recíprocamente, información con sus trabajadores.

Dentro de sus beneficios se pueden mencionar los siguientes:

• Favorece el flujo de información bidireccional de la corporación con sus colaboradores y el de los trabajadores entre sí. Esto permite que todos estén informados, oportunamente, de los cambios y novedades que ocurren en la organización.
• Reduce la conflictividad y mejora el clima laboral. Una adecuada comunicación interna formal promueve la confianza entre los trabajadores y minimiza la informalidad (rumores y comentarios de pasillos).

• Es una vía para que el personal se considere involucrado, motivado, comprometido y con mayor espíritu de pertenencia organizacional.

• Contribuye a que el talento humano sea más fiel a la organización. Un trabajador que se siente a gusto en una empresa difícilmente piensa en irse a otra. Por consiguiente, las empresas con una comunicación interna eficiente tienen mayores probabilidades de que los mejores talentos permanezcan en ellas.

• Ayuda a incrementar la productividad y eficiencia. Una comunicación interna eficiente genera equipos más cohesionados e identificados con los objetivos y metas organizacionales. Esto se traduce en una optimización del trabajo individual y de equipo.

Consejos para lograr una comunicación interna eficiente en trabajos a distancia

Mantener la unión y comunicación entre los líderes organizacionales y sus equipos es fundamental en el teletrabajo. A continuación, presentamos algunas recomendaciones para lograrlo:

• Los mensajes deben ser sencillos, directos, visuales y con enfoque humanista. Esto va a permitir sustituir parte del lenguaje no verbal que se pierde al comunicarse vía online.

• Procura que la organización cuente con equipos, herramientas y una plataforma de comunicación interna que le dé fluidez al proceso. Así mismo, es necesario que los colaboradores dispongan de condiciones adecuadas de trabajo y formación para comunicarse eficientemente.

• Diversifica los canales de comunicación. No intercambies información por una sola vía. Por ejemplo, un mismo reporte puede enviarse por medio de correo electrónico, por audio o a través de una presentación. De esta forma, quien tenga limitaciones para verla por un recurso puede observarlo por otro.

• Realiza reuniones periódicas presenciales para tratar asuntos laborales difíciles de abordar a distancia.

• Fortalece el liderazgo en la empresa, particularmente en los mandos intermedios (jefes de áreas). De esta manera, fluirá mejor la comunicación y se podrán gestionar eficientemente los imprevistos que surjan en la jornada laboral.

• Refuerza las estrategias de motivación del personal en el plan de comunicación interna. Esto es fundamental en el trabajo a distancia puesto que cada trabajador es responsable de sus actividades y resultados.

¿Cómo mantener al personal motivado?

Dentro de las recomendaciones para lograr un personal motivado se pueden considerar las siguientes:

o   Reconocimiento público de los logros y llamados de atención en privado.

• Establecimiento de un plan de formación y promoción del personal que sea adecuado, oportuno y justo.

• Realización de reuniones o eventos sociales para acercar a los trabajadores entre sí y fomentar sus relaciones interpersonales.

Como hemos visto, todo indica que el teletrabajo llegó para quedarse. Al respecto, el Gobierno español en el mes de octubre del 2020 aprobó una ley que lo regula. Además, constantemente surgen esquemas más sofisticados y novedosos como el Smart Working que fusiona el teletrabajo con las nuevas tecnologías. En este sentido, las organizaciones y los teletrabajadores deben adoptar sistemas de comunicación interna acordes con esa nueva realidad. Es recomendable que los mismos sean lo suficientemente flexibles para adecuarse a los continuos cambios del entorno.